Anhang 13a LStH

Vorbemerkung

Zur Vereinfachung und besseren Lesbarkeit des BMF-Schreibens wird – entsprechend den Regelungen in § 2 Absatz 8 EStG – auf eine sprachliche Unterscheidung zwischen Ehegatte/n und Lebenspartner/n sowie zwischen Scheidung und Aufhebung der Lebenspartnerschaft verzichtet.

I.

Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale

II.

Bildung und Inhalt der ELStAM

1.

Allgemeines

2.

(Elektronische) Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM)

1. Steuerklasse (§ 38b Absatz 1 EStG) und Faktor (§ 39f EStG),

2. Zahl der Kinderfreibeträge bei den Steuerklassen I bis IV (§ 38b Absatz 2 EStG),

3. auf Antrag des Arbeitnehmers ein Freibetrag und ein Hinzurechnungsbetrag (§ 39a EStG); diese Beträge können längstens für zwei Jahre berücksichtigt werden (§ 39a Absatz 1 Satz 3 bis 5 EStG),

4. § 39b Absatz 2 Satz 5 Nummer 3 Buchstabe d EStG; zur Anwendung der Regelungen zum Datenaustausch zwischen den Versicherungsunternehmen, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern ab 2026 siehe § 52 Absatz 36 Satz 3 EStG),

5. auf Antrag des Arbeitnehmers oder Arbeitgebers die Mitteilung, dass der von einem Arbeitgeber gezahlte Arbeitslohn nach einem Abkommen zur Vermeidung der Doppelbesteuerung von der Lohnsteuer freizustellen ist (zur erstmaligen Anwendung siehe § 52 Absatz 36 EStG),

6. die für den Kirchensteuerabzug erforderlichen Merkmale.

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zum Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung und der privaten Pflege-Pflichtversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens ab 2026 >BMF vom 03.06.2025 (BStBl I S. 1454), Anhang 13b

3.

Bildung und Änderung der (elektronischen) Lohnsteuerabzugsmerkmale

1. Im Regelfall erfolgt die erstmalige Bildung der ELStAM zu Beginn eines Dienstverhältnisses aufgrund der Anmeldung des Arbeitnehmers durch seinen Arbeitgeber bei der Finanzverwaltung mit dem Ziel, die ELStAM des Arbeitnehmers abzurufen (§ 39e Absatz 4 Satz 2 EStG).

2. Soweit Lohnsteuerabzugsmerkmale nicht automatisiert gebildet werden oder davon abweichend zu bilden sind (z. B. Freibeträge nach § 39a EStG oder Steuerklassen nach antragsgebundenem Steuerklassenwechsel), erfolgt die Bildung der Lohnsteuerabzugsmerkmale auf Antrag des Arbeitnehmers durch das Finanzamt (§ 39 Absatz 1 und 2 EStG).

4.

Zuständigkeit

5.

Steuerklassenbildung bei Ehegatten

Eheschließung

Scheidung

Tod

Auslandssachverhalte

Dauerndes Getrenntleben

6.

Steuerklassenbildung bei Lebenspartnern

7.

Berücksichtigung von Kindern

Lohnsteuerabzugsmerkmal

Mehrjährige Berücksichtigung in den Antragsfällen nach § 38b Absatz 2 Satz 2 EStG

1. Pflegekinder in den Fällen des § 32 Absatz 1 Nummer 2 EStG,

2. Kinder unter 18 Jahren, wenn der Wohnsitz/gewöhnliche Aufenthalt des anderen Elternteils nicht ermittelbar oder der Vater des Kindes amtlich nicht feststellbar ist,

3. Kinder nach Vollendung des 18. Lebensjahres, die die Voraussetzungen des § 32 Absatz 4 EStG erfüllen. Bei Kindern, die sich in Berufsausbildung befinden, kann sich die mehrjährige Berücksichtigung bei einem Ausbildungsdienstverhältnis, z. B. aus dem Ausbildungsvertrag, ergeben (§ 32 Absatz 4 Satz 1 Nummer 2 Buchstabe a EStG); bei einem Erststudium kann für die mehrjährige Berücksichtigung die Regelstudienzeit zugrunde gelegt werden (§§ 11, 19 Hochschulrahmengesetz).

III.

Durchführung des Lohnsteuerabzugs

1.

Elektronisches Verfahren

Regelverfahren

Verfahren bei unzutreffenden ELStAM

2.

Arbeitgeberpflichten

Registrierung zur Abrufberechtigung unter „Mein ELSTER“

Mitteilung der Steuernummer an den Arbeitnehmer

Abruf der ELStAM

1. Identifikationsnummer,

2. Tag der Geburt,

3. Tag des Beginns des Dienstverhältnisses,

4. Referenzdatum (vgl. Rn. 50),

5. ob es sich um das erste Dienstverhältnis (Hauptarbeitsverhältnis mit Steuerklasse I bis V) oder um ein weiteres Dienstverhältnis (Nebenarbeitsverhältnis mit Steuerklasse VI) handelt (§ 38b Absatz 1 Satz 2 Nummer 6 EStG),

6. etwaige Angaben, ob und in welcher Höhe ein nach § 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 EStG festgestellter Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag abgerufen werden soll.

Ist ein Antrag nach § 39 Absatz 3 Satz 1 EStG oder § 39e Absatz 8 EStG nicht gestellt, hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI zu ermitteln. Legt der Arbeitnehmer binnen sechs Wochen nach Eintritt in das Dienstverhältnis oder nach Beginn des Kalenderjahres eine Bescheinigung für den Lohnsteuerabzug vor, sind die Lohnsteuerermittlungen für die vorangegangenen Monate zu überprüfen und, falls erforderlich, zu ändern. Die zu wenig oder zu viel einbehaltene Lohnsteuer ist jeweils bei der nächsten Lohnabrechnung auszugleichen (§ 39c Absatz 2 Satz 2 i. V. m. Absatz 1 Satz 4 und 5 EStG).

Beispiel:

Ab 1. Mai Beschäftigungsbeginn i. R. eines geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses mit pauschaler Lohnsteuererhebung – der Arbeitnehmer ist nicht in der ELStAM-Datenbank anzumelden – und ab 1. Oktober Umwandlung in ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis mit der Besteuerung des Arbeitslohns im Regelverfahren nach den ELStAM des Arbeitnehmers.

Als Beschäftigungsbeginn ist der 1. Mai und als Referenzdatum der 1. Oktober anzugeben.

Laufendes Abrufverfahren

Gültigkeit der ELStAM, Beendigung des Dienstverhältnisses

1. ihm die Finanzverwaltung geänderte ELStAM zum Abruf bereitstellt oder

2. der Arbeitgeber der Finanzverwaltung die Beendigung des Dienstverhältnisses mitteilt.

Besonderheiten im Sterbemonat des Arbeitnehmers

Lohnzahlungen nach Beendigung des Dienstverhältnisses

Beispiel zur Arbeitslohnnachzahlung nach Arbeitgeberwechsel:

Ein Arbeitnehmer beendet seine Beschäftigung beim ersten Arbeitgeber A (dort bis dahin Steuerklasse I) zum 31. Oktober 01 und beginnt ein neues Hauptbeschäftigungsverhältnis beim Arbeitgeber B zum 1. November 01 (dort Steuerklasse I). Arbeitgeber A zahlt am 15. November 01 noch Arbeitslohn aus dem früheren Beschäftigungsverhältnis an den Arbeitnehmer (Nachzahlung für Oktober 01). Nach welcher Steuerklasse muss die Besteuerung erfolgen?

Laufender Arbeitslohn

Nachzahlungen von Arbeitslohn, die sich ausschließlich auf Lohnzahlungszeiträume beziehen, die im Kalenderjahr der Zahlung enden (hier Auszahlung am 15. November 01 für Oktober 01), stellen begrifflich laufenden Arbeitslohn dar (R 39b.2 Absatz 1 Nummer 6 LStR). Folglich ist diese Nachzahlung für die Berechnung der Lohnsteuer dem Lohnzahlungszeitraum zuzurechnen, für den sie geleistet wurde (R 39b.5 Absatz 4 Satz 1 LStR).

Der Arbeitgeber A hat daher die Arbeitslohnnachzahlung für Oktober 01 dem Lohnzahlungszeitraum Oktober 01 zuzurechnen und folglich nach der Steuerklasse I zu versteuern (R 39b.5 Absatz 1 Satz 3 LStR). Hierfür ist eine erneute Anmeldung des Arbeitnehmers im ELStAM-Verfahren nicht erforderlich.

Sonstiger Bezug

Allerdings steht dem Arbeitgeber A insoweit ein Wahlrecht zu. Er hat auch die Möglichkeit, diese Nachzahlung als sonstigen Bezug zu behandeln, wenn der Arbeitnehmer von ihm nicht ausdrücklich die zuvor erläuterte Besteuerung als laufenden Arbeitslohn verlangt hat (R 39b.5 Absatz 4 Satz 2 LStR). Von einem sonstigen Bezug ist die Lohnsteuer stets in dem Zeitpunkt einzubehalten, in dem er zufließt. In diesem Fall sind die Lohnsteuerabzugsmerkmale (insbesondere die Steuerklasse) zugrunde zu legen, die zum Ende des Kalendermonats des Zuflusses gelten (R 39b.6 Absatz 1 LStR); aufgrund der Auszahlung am 15. November 01 folglich im Monat November 01. Weil der Arbeitnehmer aber ab November 01 ein erstes Beschäftigungsverhältnis (Steuerklasse I) beim neuen Arbeitgeber B aufgenommen hat, wäre die vom Arbeitgeber A geleistete Nachzahlung nach der Steuerklasse VI zu besteuern. Dafür müsste der Arbeitgeber A den Arbeitnehmer erneut im ELStAM-Verfahren anmelden.

Abwandlung zum vorherigen Beispiel:

Die Arbeitslohnnachzahlung erfolgt nicht am 15. November 01, sondern erst in 02.

Weil die Nachzahlung erst im Kalenderjahr 02 geleistet wird, liegt regelmäßig ein sonstiger Bezug vor, der nach der Steuerklasse VI zu besteuern ist (R 39b.6 Absatz 1 LStR). Nur wenn der Arbeitslohn dem Arbeitnehmer innerhalb der ersten drei Wochen des nachfolgenden Kalenderjahres zufließt, liegt laufender Arbeitslohn des Lohnzahlungszeitraums Oktober 01 vor, der nach der Steuerklasse I zu versteuern ist (R 39b.2 Absatz 1 Nummer 7 und R 39b.5 Absatz 4 Satz 1 LStR).

3.

Arbeitgeberwechsel

4.

Weiteres Dienstverhältnis

Beginn eines weiteren Dienstverhältnisses

5.

Hauptarbeitgeberwechsel

Wechsel des ersten Dienstverhältnisses

Anmeldung eines Hauptarbeitgebers vor Abmeldung des bisherigen Hauptarbeitgebers

6.

Pflichten des Arbeitnehmers

Gegenüber dem Arbeitgeber

1. die Identifikationsnummer sowie den Tag der Geburt,

2. ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt (vgl. Rn. 64),

3. ggf. ob und in welcher Höhe ein nach § 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 EStG festgestellter Freibetrag abgerufen werden soll (vgl. Rn. 127).

Gegenüber der Finanzverwaltung

7.

Rechte des Arbeitnehmers

Abrufsperren und Abrufberechtigungen

Positivliste

Negativliste

Vollsperrung

Auskunft über die eigenen ELStAM

831

Anwendung erst ab dem 01.05.2026; bis zum 30.04.2026 24 Monate

Ungünstigere Lohnsteuerabzugsmerkmale

8.

Durchführung des Lohnsteuerabzugs ohne ELStAM

Fehlende Lohnsteuerabzugsmerkmale

1. bei Beginn des Dienstverhältnisses seinem Arbeitgeber die zum Abruf der ELStAM erforderliche steuerliche Identifikationsnummer und das Geburtsdatum schuldhaft nicht mitteilt (§ 39e Absatz 4 Satz 1 EStG),

2. eine Übermittlung der ELStAM an den Arbeitgeber gesperrt oder den Arbeitgeber nicht zum Abruf der ELStAM berechtigt hat (§ 39e Absatz 6 Satz 6 Nummer 1 EStG) oder

3. die Bildung oder Bereitstellung der ELStAM allgemein sperren lassen hat (§ 39e Absatz 6 Satz 6 Nummer 2 EStG).

1. ein Abruf der ELStAM wegen technischer Störungen nicht möglich ist oder

2. der Arbeitnehmer die fehlende Mitteilung über die ihm zuzuteilende Identifikationsnummer nicht zu vertreten hat.

Fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale

Unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer ohne steuerliche Identifikationsnummer

9.

ELStAM bei verschiedenen Lohnarten

Beispiel:

Arbeitnehmer A ist ledig, seit 2 Jahren Rentner und bezieht eine Altersrente aus der gesetzlichen Rentenversicherung. Daneben erhält A von seinem früheren Arbeitgeber B noch eine Rente aus einer Werkspension (= Arbeitslohn aus einem früheren Dienstverhältnis). A übt im Betrieb des B noch eine aktive Beschäftigung als Pförtner aus; der Arbeitslohn wird nicht nach § 40a EStG pauschal besteuert (Rn. 9).

Auch wenn A von seinem Arbeitgeber B nebeneinander Arbeitslohn aus einem aktiven Dienstverhältnis und Versorgungsbezüge aus seiner früheren Beschäftigung dort erhält, liegt insgesamt nur ein einheitliches Dienstverhältnis vor. B muss A folglich im ELStAM-Verfahren in einem Hauptarbeitsverhältnis anmelden. In den ELStAM wird als Lohnsteuerabzugsmerkmal die Steuerklasse I ausgewiesen und die gesamten Bezüge (aus dem früheren und dem aktiven Dienstverhältnis) sind nach der Steuerklasse I zu besteuern.

1. neben dem Arbeitslohn für ein aktives Dienstverhältnis auch Versorgungsbezüge erhält,

2. neben Versorgungsbezügen aus seinem früheren Dienstverhältnis auch andere Versorgungsbezüge (z. B. Hinterbliebenenbezüge) bezieht oder

3. neben Arbeitslohn während der Elternzeit oder vergleichbaren Unterbrechungszeiten des aktiven Dienstverhältnisses auch Arbeitslohn für ein weiteres befristetes aktives Dienstverhältnis (z. B. Arbeitslohn für eine Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit) erhält.

10.

Schutzvorschriften für die (elektronischen) Lohnsteuerabzugsmerkmale

IV.

Verfahrensrecht

V.

Härtefallregelung

Allgemeines

Antragstellung

1. Wirtschafts-Identifikationsnummer bzw. Steuernummer der Betriebsstätte oder des Teils des Betriebs des Arbeitgebers, in dem der für die Durchführung des Lohnsteuerabzugs maßgebende Arbeitslohn des Arbeitnehmers ermittelt wird,

2. Verzeichnis der beschäftigten Arbeitnehmer,

3. Identifikationsnummer und Geburtsdatum der einzelnen Beschäftigten,

4. Angaben darüber, ob es sich um ein erstes (Hauptarbeitgeber) oder weiteres Dienstverhältnis (Steuerklasse VI) handelt und

5. bei einem weiteren Dienstverhältnis ggf. den nach § 39a Absatz 1 Satz 1 Nummer 7 EStG zu berücksichtigenden Betrag.

Verfahren/Bescheinigung der Lohnsteuerabzugsmerkmale

Pflichten des Arbeitgebers

VI.

Betrieblicher Lohnsteuer-Jahresausgleich (§ 42b EStG)

VII.

Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren

Allgemeines

Start- und Endtermin für das Lohnsteuer-Ermäßigungsverfahren.

Aufteilung Hinzurechnungsbetrag/Freibetrag

VIII.

Haftung des Arbeitgebers

Keine Anmeldung der Arbeitnehmer in der ELStAM-Datenbank

Durchführung des Lohnsteuerabzugs ohne ELStAM

Fehlende Lohnsteuerabzugsmerkmale

Fehlerhafte Lohnsteuerabzugsmerkmale

Unbeschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer ohne steuerliche Identifikationsnummer

IX.

Sonstiges

Ausnahmen von ELStAM-Verfahren

Übergangsregelung für vereinfachte Antragsverfahren

Aufzeichnung im Lohnkonto

Korrektur des Lohnsteuerabzugs

Verlust der ELStAM-Daten

Bereitstellung von Steuererklärungen und Vordrucken